信息发布会又称记者招待会，属于新闻传播的一种展示会议。它是企业或部门把各新闻机构的记者及有关人士招集在一起，宣布某一重大决策，并就这一决策让记者提问，由专人回答问题的一种信息传播方式。举办记者招待会要遵循礼仪规范。

　　在现代经营管理中，企业、部门总是想方设法地通过信息传播，在社会上“推销”自己的形象，尤其是企业信誉形象，以期获得经济效益和社会效益。例如：众所周知的天津自行车厂利用布什访华的机会，搞了一次赠车的信息发布会。通过新闻媒介对这次公关活动的报道，使世界100多家报纸对此做了报道，从而将该厂生产的“飞鸽”牌自行车打进了封闭几十年的美国市场，取得了戏剧性的效果。

　　信息发布会较之一般记者采访、独家报道的最大特点是形式比较正规，格外隆重，影响面广，同时，操作难度也较大。在发布会上，记者可以根据自己感兴趣的问题进行提问，由于参加会议的记者较多，他们相互激发，可以提升新闻价值。所以，信息发布会在内容上将体现一定的深度与广度，这就要求公共关系工作人员花大量时间和精力进行会前准备、会中接待和会后的反馈评估等工作，要求公关人员具有较强的信息传播意识和组织策划能力。

　　1.明确主题，选准时机。信息发布会的费用很高、难度较大，所以在筹备会议时，公关工作人员首先应确定会议是否有举行的必要，注意权衡其新闻价值，分析新闻发布的紧迫性和最佳时机，做好充分的准备。一般说来，企业中发生的具有举行新闻发布价值的事件有：新产品的开发、经营方针的改变、设备技术的更新、周年活动庆典、企业对社会所做的好人好事、企业合并转产或出现突发性事件等。

　　如香港某公司生产出一种新牌胶片，该公司为了向香港市场上的众多名牌胶片挑战，一举打开局面，策划了一个以提高产品声誉、塑造企业良好形象为主题的信息发布会。它从科学技术的角度，提供足够的资料，由专家和胶片经销商来鉴定其质量，再由新闻记者予以报道。

　　主题确定之后还要选择好时机，一是时间上应尽量避免节假日和有重大社会活动的日子，以防记者分不开身前来参加;更重要的是要考虑新闻性、紧迫性和预见性。上例香港某胶片公司便是抓住拟由著名演员林青霞、周润发担任主角、由香港最好的摄影师拍摄的新片《梦中人》这一大好机会，说服制片商采用他们公司的XT胶片拍摄。结果是，影片以故事情节曲折，演员表演动人，拍摄技艺精湛，与胶片的鲜艳色彩、柔和的对比度和极高的清晰度相映成辉，获得与会者一致好评。

　　2.会前准备工作。确立主题、选择时机属创意策划，另外，会前还有大量具体工作需要准备：

　　(1)是会议地点的选择和设备的配置。会议地点的选择应根据发布会的重要性、影响力、出席会议的领导级别，以及会议的经费预算等综合考虑。在设备配置方面，重要的是给记者们创造种种采访的方便条件，如录像、拍摄的辅助灯光，视听辅助工具、如幻灯、电影的播放设备，还要提供交通车的方便等。另外，会场所用的坐椅和桌子也要尽量适合记者作笔记用。总之，会场的选择和设备的配置应尽量适合记者的工作需要。

　　(2)是会场的布置。会场座位的布置应使所有参加会议的人都能听清楚发言者的讲话为宜。会场周围和主席桌前应饰以盆景鲜花来美化会场，使与会者心情舒畅，消除疲劳，集中精力开好会。还应根据会议主题，设计出会徽或象征的颜色，以加深与会者的印象，并方便记者的采访和宣传。例如美国“孩之宝”跨国公司举办的新闻发布会，便为电视台记者提供了《变形金刚》卡通片，塑造了一个法力无边、智慧高超的机器人形象，实现了会议主旨，在人们心目中留下鲜明的印象，并进而打开了中国市场。

　　(3)为了增强会议的影响效果，还可准备一些纪念品，如胸章、文件夹等。如香港胶片公司继信息发布会之后，在香港最豪华的酒店举行了晚宴。公关工作人员事先将宴会厅的座椅换上了特别制作的记者折椅，这是送给来宾的礼物。散席时，记者和影星们都高高兴兴把折椅带回了家。第二天的报纸自然增加了不少花絮新闻，产生了轰动效应，达到了预期目的。

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